Heute wird es bei uns sehr international. Mit unserer kleinen aber doch sehr treuen Community in der Schweiz reisen wir heute quer durch Österreich und besuchen unsere Nachbarn.
Unser heutiger Gast ist selbst Trainer und Berater für Vereine. Er und seine Kollegen unterstützen Vereine unter anderem bei der Digitalisierung. Wir wollen heute darüber sprechen, wie Jahreshauptversammlungen, Vollversammlungen, Generalversammlungen und wie man sie alle nennen möchte in den Köpfen der Mitglieder zu einem WOW Effekt werden können. Wir sprechen darüber, wie man ganz einfach Jahreshauptversammlungen interessanter gestalten kann.
Zuhörer Frage von Unbekannt: “Während Corona wurden Sitzungen bei uns immer Online gemacht, jetzt will sich online niemand mehr treffen, obwohl das bei mir wegen dem Studium super praktisch wäre. Wie kann ich diese Hybridlösung weiterhin gutheißen und dauerhaft im Vorstand etablieren?”
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In diesem Podcast tauschen wir uns persönlich mit erfahrenen Vereinsfunktionären aus, um Wissenswertes rund um die Vereinsarbeit und Ehrenamt zu verbreiten. Alltägliche und auch nicht alltägliche Probleme und Herausforderungen von Mitgliedern und Funktionären im deutschsprachigen Raum können mithilfe von Tipps, Tricks, neuen und schrägen Ideen sowie Impulsen aus der Praxis gelöst werden.
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Wie kommst du auf dieses Schulungsthema – welche Relevanz hat dieses für Vereine?
Jahreshauptversammlungen sind ja nicht gerade als Spassveranstaltungen bekannt. Der statuarisch vorgegebene Ablauf mit Protokollen, Abstimmungen und Verdankungen ist nicht sonderlich attraktiv. Bei vielen Vereinen wird die Vereinsversammlung deshalb auch nur spärlich besucht. Die Jahreshauptversammlung ist jedoch das oberste Organ des Vereins, dort tagen so quasi alle Verantwortlichen vom Verein. Nicht der Vorstand ist “der Chef” nein die Hauptversammlung. Diese Versammlungen sollte also zwingend ein Highlight des Jahres werden und kann mit wenigen Tipps und Trick attraktiv gestaltet werden. Attraktive Versammlungen sprechen sich wiederum herum und kann eventuell neue Mitglieder akquirieren.
Welche Punkte auf der Agenda dürfen deiner Meinung nach auf keinen Fall fehlen und welche sollen einfach weggelassen werden?
Langwierig und langweilig vorgelesene Jahresberichte sind zwingend wegzulassen, auch Revisorenberichte können auf der Leinwand kurz und bündig präsentiert und nicht vorgelesen werden. Auch finanzielles soll kurz gehalten und nur die wichtigsten Zahlen präsentiert werden.
Wie sieht´s mit der Einladung aus, was kann beim Empfang schon beachtet werden und wie sieht es mit der Sitzordnung aus?
Ideal wäre eine Durchmischung. Wenn wir einen Verein mit vielen Sparten sind, wäre Sitzplätze zulosen zum Beispiel eine Variante, kommt nicht immer gut an, gibt aber Abwechslung ins Ganze und die Leute lernen sich besser kennen. Beim anschliessenden Essen dürfen sie dann von mir aus wieder mit “ihren Liebsten” zusammensitzen. Ein für mich ein grosses Anliegen ist, dass der Vorstand nicht vorne an einem langen Tisch, vor den Mitgliedern sitzen soll. Der Vorstand sollte mittendrin sitzen, den Puls des Vereins spüren und wenn der Präsident oder die Kassenwartin was sagen will, stehen sie auf und präsentieren, anschliessend sitzen sie (am besten verteilt) wieder in die Menge zurück – hat eine grosse Wirkung – der Vorstand ist somit Teil der Mitglieder.
Wie kann die Begrüßung kurz, knapp und anders gestaltet werden, anstatt jeden namentlich zu erwähnen?
Mit mentimeter.com oder ähnlichem online Tool könnten sich zum Beispiel die Anwesenden “online” über die Leinwand präsentieren. Abwesende oder abgemeldete zu erwähnen macht keinen Sinn, die kann man als abgemeldet im Protokoll erwähnen.
Wie kann der Rückblick lustig gemacht werden, anstatt eine Erzählung daraus zu machen?
Im optimalsten Fall, schreiben die Mitglieder den Jahresrückblick und dies verteilt auf alle über das ganze Jahr. Jedes Mitglied schreibt über einen Anlass bis zu 10 Zeilen oder ein bisschen mehr. Der Bericht folgt dann zeitnah zum Anlass auf der Website oder Vereinsblog. Am Schluss des Jahres muss die Präsidentin keinen Bericht erstellen, kann alles nur zusammenstellen und der Einladung zur Jahreshauptversammlung beilegen. Die Mitglieder erhalten somit den Jahresbericht im voraus mit der Einladung. Nun kommen in diesem Fall stimmen auf, dass der Bericht ja nicht gelesen wird. Oh doch – macht an der Versammlung ein Quiz, Ratespiel über den Jahresbericht mit attraktiven Preisen! Dies könnte auch über kahoot.com, einen Online-Quiz gestaltet werden – ist eine digitale aber sehr spaßige Abwechslung zum Sitzungsablauf. Ältere werden über das Smartphone durch jüngere Mitglieder unterstützt – was wiederum den Austausch fördert.
Wie können Ehrungen ehrwürdig veranstaltet werden?
Bei allem Respekt vor der Ehrenmitgliedschaft – diese Ehrung kommt leider viel zu spät. Ehrt bitte auch junge oder aktuell freiwillig Engagierte im Verein – das motiviert, spricht sich herum und ist eine wichtige Form von Dank, Anerkennung und Wertschätzung. Zum Beispiel ehrt den Vereinshelden oder die Vereinsheldin des Jahres. Das kann auch einfach mal nur eine Mutter sein, die einen Kuchen backt. Schaut mal unter vereinshelden.org rein, die deutschen Kollegen des Landessportbund Niedersachsen e.V. bieten das Ganze auf Verbandsebene an und würdigen so das Ehrenamt. Die Art und Weise der Ehrung erübrigt sich schon fast, einfach nicht mit etlichen langen Laudationen und überalterten Power Point Präsentationen wo die Schriften und Bilder nur so herumfliegen… Wieso nicht einen kurzen Film gestalten, der kann auch auf anderen Kanälen genutzt werden. Oder ein kleines Theaterstück spielen, welches den Geehrten und seine Stationen aufzeigt und würdigt.
Ist eine Moderation notwendig oder sollten sich das Funktionäre aufteilen, um den Obmann/die Obfrau zu entlasten?
Unbedingt aufteilen, das hindert eine monotone Versammlung. Warum nicht auch einen Sitzungsleiter, von mir auch aus extern einmal engagieren. Vielfach horten die Vereine Gelder, anstatt solch attraktive Möglichkeiten zu bieten. Soll heissen jemanden engagieren der die Versammlung leitet und auch aufheitert. Kannte da mal einen Verein, der hat einen Clown engagiert – das war wirklich ein Highlight. Keine Angst die Abstimmungen etc. wurden alle vereinsrechtlich korrekt abgehandelt. Ansonsten einfach abwechselnd unter dem Vorstand und den Funktionären. Aber auch bei den Präsentationsmitteln bitte abwechseln, FlipChart, PowerPoint, Video online Tools etc – peppen die Versammlung auf.
Sprechen wir noch kurz über das Auftreten als Funktionäre
Vorstand und Funktionäre sollten immer vorbildlich auftreten und eine positives Ausstrahlung an den Tag legen. Dazu kommt immer wertschätzend mit den freiwillig engagierten Mitgliedern umgehen. Es kann noch so was schief erledigt werden, es wurde immer ehrenamtlich oder mit freiwilligem Engagement einer Person erledigt – das sollte man immer zu schätzen wissen.
Tools fürs Aufpeppen von Jahreshauptversammlungen und verschiedene Abstimmungsmöglichkeiten (geheime)
Umfragen direkt und online erstellen geht mit mentimeter.com oder slido.com niederschwellig und einfach. Für ein interaktives Quiz eignet sich kahoot.com bestens und macht dank der lustigen Animationen und dem Sound mächtig Spass. Für Abstimmungsmöglichkeiten gibt es etliche, sichere Online-Tools. Während der Pandemie Zeit wurde der Bedarf für solche Tools sehr gross. Im Interent, über gängige Suchmaschinen, findet man hier bei der richtigen Suchanfrage sicherlich ein geeignetes Tool.
